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新乡【提醒】办公室接打电话注意事项

文章来源:新乡金穗男科医院发表时间:2020-12-02

【提醒】办公室接打电话注意事项

每天在办公室里,我们会经常性地接打电话,电话的对象可能是领导、同事,可能是客户,还可能是家人朋友。接打电话这事儿看似寻常,实则反映出个人的知理修养问题。特别是在大办公室里工作,咱们就更得多注意。生活处处皆学问,我们一起学习。

打电话注意事项

私事长话短说

工作时间接打私人电话无可厚非,但是如果说起来没完没了就会惹人生厌。这么做有两个明显的坏处:第一,空间有限,大家都能或多或少地听到您在打私人电话,频繁地或者长时间的私人电话,很容易让人反感,尤其是某些人因工作不顺而心情烦躁的时候,冲您发飙都是有可能的。第二,用有大把的时间打私人电话,会耽误工作,领导看到也影响不好。在办公室里,私人电话最好长话短说,聚焦工作最明智。

控制音量,注意态度

有些人打电话嗓门特别大,周围人说不定都得戴上耳机图个清静。容易被贴上没有公德心的标签。还有人打电话很情绪化,尤其在作为甲方的公司很常见。打电话的时候,请您控制分贝,注意态度。体现出良好的职业素养,是优秀职场人的必备特质。

能面谈就不打电话

工作中经常会遇到需要和同事讨论交流或向领导汇报的情形。有些人有个不太好的习惯,喜欢电话汇报。这里建议您,汇报交流还是当面更为妥当。一方面,面对面交流会更详细更具体,也更有成效;另一方面,当面沟通也显得更有诚意,彰显自己对人对事的重视程度。所以,懒得动不可取,汇报交流这种事最好不要依赖电话哦。

等对方先挂

不要立刻、迅速挂电话,这很不礼貌。挂电话这个动作很细小,但细节决定成败,一个不经意的动作就可能让对方不快。所以,选择一种礼貌的做法吧:事情说完,稍等下再挂电话,或者等对方先挂。

接电话注意事项


01


电话机旁时刻准备着纸和笔,对方讲一些重点时,可以迅速记录下来。如果不能及时记录,很可能在工作中造成错误和疏漏。而如果在接听电话的过程中要求对方稍等一下再去寻找笔和纸,有可能让人感到不够被尊重。

02

接听电话的时候要足够专心,接听电话时要停止手上其他工作和动作,不要一边接听电话一边与身边人说话,这样电话那边的人会感到不受尊重。

03

接听电话时要坐姿端正,不要东倒西歪。因为不同的坐姿所发出的声音有所不同,另外坐姿不正确手中的电话容易滑落。

04

如果可以,请在接听电话的时候面带微笑,即使对方看不到,也能感受到您的善意。

05

要在电话铃声响起三声以内接听电话,如果超过六声才接听电话,需要向对方表示歉意。

(来源:帅帅职场屋)

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